Document Capture una extension de Microsoft Dynamics Nav

El Document Capture es una nueva solución de gestión documental para las empresas, que les permite extraer, registrar y archivar todos los documentos. Desde las facturas hasta cualquier tipo de documentación, el Document Capture lee los datos del documento escaneado e introduce los datos seleccionados en los campos correspondientes de Microsoft Dynamics Nav. Esto significa que pueden ir generándose nuevas plantillas cada vez que haya que introducir nuevos documentos. Así, en una única solución, es posibles escanear y registrar de manera automáticas los documentos de una empresa. 

Permite obtener una visión en tiempo real de todas las facturas pendientes de aprobación. Así mismo comprueba e identifica al responsable de aprobación, gestionando el flujo y escalado de validación de facturas, controlándolas por completo. 

Document Capture incorpora también un conjunto de funciones avanzadas para relacionar las facturas de compra con sus respectivos pedidos de compra recibidos o albaranes, de forma automática o manual. 

Igualmente permite adjuntar documentación o archivos directamente a la factura de compra, pudiendo ser aprobada tanto la factura original recibida del proveedor, como la documentación que se haya adjuntado a la misma.

Las plantillas y funcionalidades del Document Capture

Sus plantillas permiten múltiples configuraciones, pudiendo  definirse nuevos tipos de documentos y campos a registrar que sean de utilidad para la empresa. Todos los documentos PDF tienen su respectivo índice en Dynamics NAV, pudiendo realizarse búsqueda a texto completo a través de todos los datos de un documento. Esto significa que la acción va más allá  de los datos capturados y registrados en cualquier campo de NAV.

Las principales funcionalidades del Document Capture son:

• Escaneo de Documentos y procesamiento de Documentos en PDF
• Tecnología OCR Galardonada
• Análisis del Documento. 10,000 Páginas OCR por Mes
• Facturas de Compra y Flujos de Trabajo de Aprobación
• Relación con los Pedidos de Compra. Asignaciones de Compra
• Archivo Digital. Búsqueda a Texto Completo
• Gestión de cualquier tipo de Documento

Qué hacer para implantarlo en mi empresa

Lo más recomendable en estos casos es acudir a un partner de Dynamics Nav como Olivia Sistemas.  Son expertos en soluciones empresariales de ERP Microsoft con experiencia en diferentes sectores. Con la implementación de una solución ERP extensión Dynamics Nav como el Document Capture, puede transformarse un negocio.

Todos los sistemas ERP tienen en común que son un a base de datos compartida que soporta múltiples funciones utilizadas por diferentes unidades de negocio. Esto significa que los empleados de diferentes departamentos podrán acceder a la misma información, según sus necesidades. Olivia analiza detenidamente las necesidades propias de cada sector o actividad. Pedidos, gestión de inventarios, contabilidad, recursos humanos, CRM y  más allá, pueden integrarse en un sistema completo que agilice todos los procesos de la organización.