Funciones de un recepcionista telefonista

La recepcionista telefonista de una empresa, ya que tanto a nivel presencial como telefónico, representa la imagen de la compañía.

La función de un recepcionista telefonista en un empresa, es más importante de lo que puede parecer a simple vista. Hay que tener en cuenta de que el primer contacto de la compañía que tenga el visitante, será la persona que desempeñe el puesto de recepcionista telefonista. De hecho, una de sus principales funciones es la de atender a las visitas y llamadas entrantes.

Además de estas dos funciones, prioritarias por requerir atención inmediata, la persona recepcionista de una empresa también puede dar soporte administrativo. Estas actividades, que pueden ser variadas, dependerán del tipo de empresa para la que trabaje la recepcionista.

La elección de la persona que realice las funciones de recepcionista telefonista, no puede dejarse al azar. La solución más conveniente pasa por confiar en una empresa partner en recursos y gestiones administrativas, como Sentry Serveis. En Sentry están especializados en ofrecer servicios tanto en el sector público como en el privado, facilitando personal cualificado y con todas las acreditaciones y garantías. El compromiso de Sentry consiste en ofrecer continuidad en la calidad de sus servicios, cumpliendo todas las normativas del sector. Con su servicio integral de 24 horas los 365 días del año, Sentry puede solucionar cualquier incidencia, también facilitando personal recepcionista telefonista en Barcelona.

La ausencia de un recepcionista telefonista en una empresa, puede derivar en incomunicación con el exterior, y seguridad deficiente.

Personal recepcionista telefonista a la altura

Ya hemos señalado la importancia del papel que ejerce la recepcionista telefonista de una empresa, ya que tanto a nivel presencial como telefónico, representa la imagen de la compañía. 

La primera de las funciones de un o una recepcionista, es atender a las visitas saludándolas adecuadamente, determinando sus necesidades. La recepcionista deberá gestionar un registro de visitas, que podrá se consultado a posteriori. También dispensar a la visita la atención inicial necesaria para que se acomode, así como dirigiéndola a la persona con hace concertado cita. Cobran igualmente importancia la recepción de correo, así como su clasificación y entrega a las personas destinatarias. 

Otra de sus principales funciones es la de telefonista. Las llamadas entrantes deberán ser atendidas con prontitud y de forma educada, filtrando la llamada cuando sea necesaria, o facilitando información correcta.

La gestión de correo electrónico será otra de las tareas básicas de una recepcionista, que deberá clasificar y distribuir los emails entrantes en el correo genérico de la empresa. 

También se encargará de la motorización de la seguridad, controlando a las personas ajenas a la empresa que entran y salen de las misma. Para ello, si es necesario, facilitará y administrará los pases de visitante, informando de cualquier actitud sospechosa que pueda detectar. 

La recepcionista telefonista de una empresa, ya que tanto a nivel presencial como telefónico, representa la imagen de la compañía.

Otras tareas administrativas de recepción

Como indicábamos anteriormente, además de la atención de visitas y llamadas, un recepcionista telefonista puede dar soporte administrativo de diversa índole a la compañía. 

Una de las actividades  más comunes es la de colaborar con el departamento financiero, registrando los pagos de caja y balance

La gestión de los viajes de empresa y el control del material de oficina o compras de material para servicios generales, pueden ser otras de sus funciones. En último término, serán las necesidades de cada compañía las que determinen todas las actividades complementarias que sean responsabilidad de la recepcionista telefonista. Lo que es seguro es se trata de un puesto muy importante en una empresa, imprescindible para que el engranaje funcione perfectamente.

Lectora voraz desde que era una niña, pronto aprendió a contemplar el mundo con la mirada entre curiosa y soñadora de quienes aman la literatura. Algunas de las horas más gratas de su vida las ha pasado sumergida entre las páginas de un libro, pero sin renunciar por ello al "mundanal ruído". Porque también aprendió tempranamente que, la única forma de entender la mayoría de las historias, es viviéndolas.