Tareas que realiza una recepcionista telefonista

Como definición recepcionista telefonista es la persona que se encarga de ofrecer apoyo administrativo en la oficina, además de atender las visitas y el teléfono. Aparentemente la definición puede resultar algo vaga, pero en realidad las tareas de recepcionista pueden ser variadas y muy extensas. El papel que desempeña el recepcionista en una empresa es muy importante, porque es la primera imagen que la organización ofrece al exterior.  Porque como indica el término, una de las principales funciones del recepcionista telefonista es la de recibir a las personas que llegan a la empresa y atender las llamadas telefónicas. Paralelamente, realiza otras funciones como recibir y responder los email o gestionar avisos y notificaciones que lleguen a la empresa.

En Sentry Serveis, empresa partner en servicios generales en Cataluña, que también proporcionan servicios profesionales de recepcionistas, nos explican las principales funciones de un recepcionista.

El recepcionista telefonista y las visitas a la empresa

La tarea de recibir y atender a los visitantes consiste en saludar adecuadamente a las personas que acuden a la empresas, identificando el motivo. En ocasiones se tratará de una cita concertada, por lo que la persona encargada de recepción avisará al destinatario de la visita, y acompañará al visitante al despacho que corresponda, si fuera necesario. Siempre que se trate de visitas a las que se permita el acceso a la empresa, el recepcionista telefonista deberá llevar un registro de los visitantes.

En otros casos, puede ser que el visitante no tenga cita previa y venga a ofrecer sus servicios. En ese caso, el recepcionista deberá determinar si algún empleado puede estar interesado en atender la visita, o bien en hacerle llegar posteriormente alguna información facilitada por el visitante.  Normalmente cada empresa tiene una política establecida al respecto, y la persona responsable de recepción se encarga de aplicarla. 

Por lo que se refiere a la atención telefónica, el recepcionista telefonista debe responder y canalizar las llamadas de forma adecuada y eficiente, respondiendo al teléfono a la mayor brevedad posible. En muchos casos deberá realizar el llamado “filtrado de llamadas”, que al igual que con las visitas, dependerá de la política que determine la empresa.

Otra funciones de recepción

La persona responsable de recepción se encarga de gestionar la seguridad, y lo hace aplicando el protocolo y el control de acceso de la empresa. Esto puede hacerse solicitando a los visitantes la autorización que corresponda, o monitorizando a través de pantallas  las personas que acceden al interior de la empresa. 

Otras tareas propias del recepcionista es gestionar el correo entrante y saliente, así como organizar las entregas de mensajería. También deberá realizar el seguimiento de la agenda: control de citas, programación de reuniones, reservas de salas de reuniones,  de catering, etc. También es frecuente que gestione los viajes a realizar por parte de algunos empleados de la empresa: reserva de vuelos, habitaciones de hotel, etc. 

La gestión y compras del material de oficina también son funciones habituales de recepción, así como soporte al departamento de administración para registrar los pagos de caja, balances, y otras gestiones administrativas.